Instandhaltungsrücklage – was gibt es dazu zu wissen?

Ist man Wohneigentümer, muss man als Besitzer einer Eigentumswohnung automatisch gemeinschaftlich Hausgeld abführen. In diesem ist die Instandhaltungsrücklage inbegriffen, also das vorrausschauend Ersparte für die Instandhaltung des Gebäudes, dem gemeinsamen Besitz. Die Gemeinschaft besitzt das Wohngebäude gemeinsam und muss es daher auch gemeinsam pflegen, reparieren und generell instandhalten. Um Kosten für diesen Zweck gemeinsam aufzubringen, wird über eine Instandhaltungsrücklage entschieden, die jeder Eigentümer abführen muss.

Was genau bezeichnet die Instandhaltungsrücklage?

Die Instandhaltungsrücklage ist eine im Voraus durch die Gemeinschaft vereinbarte, monatlich zu zahlende Summe, die für künftig mögliche Instandhaltungsarbeiten gedacht ist. Die Eigentümer sparen damit gemeinschaftlich auf Kosten hin, die im Laufe der Zeit rund um das Objekt fällig werden könnten, um dessen Zustand zu erhalten. Diese finanzielle Rücklage ist Teil des Hausgeldes und wird in der Regel von der Gebäudeverwaltung mit Hilfe eines Wirtschaftsplans für das kommende Jahr errechnet. Die Eigentümergemeinschaft muss jedoch zustimmen, bevor das Hausgeld und dessen Höhe festgesetzt werden. Man kann sagen, dass die Instandhaltungsrücklage dem Werterhalt des gemeinsamen Objekts dient – was im Interesse aller Eigentümer ist. Durch die Instandhaltungsrücklage wird vermieden, dass plötzlich notwendige Reparaturen, Wartungen oder Ähnliches die Eigentümergemeinschaft finanziell stark belasten.

Wissenswertes zur Instandhaltungsrücklage

Verwaltet wird die Instandhaltungsrücklage von der Gebäudeverwaltung, die für jede Eigentümergemeinschaft gesetzlich verpflichtend ist. Vom Verwalter wird ein Jahreswirtschaftsplan aufgestellt, in welchem auch die Instandhaltungsrücklage in angemessener Höhe festgelegt wird. Eine einfache Mehrheitsabstimmung reicht aus, um diesem Betrag zuzustimmen. Durch ein gesondertes Konto des Verwalters werden die Beträge gesammelt und angespart – ist eine Instandhaltungsmaßnahme notwendig, kann die Gemeinschaft auf das Konto zurückgreifen. Gesetzlich verpflichtet sind Eigentümer allerdings nicht, eine Instandhaltungsrücklage zu zahlen. Sie erfüllt lediglich das Interesse aller Parteien, eine hohe finanzielle Belastung zu vermeiden.

In welchem Fall kommt die Instandhaltungsrücklage zum Einsatz?

Selbstverständlich wird die Instandhaltungsrücklage nicht willkürlich ausgegeben. Es ist genau festgelegt, welche Maßnahmen unter die Instandhaltung fallen – und welche nicht. Die Rücklage dient lediglich der Instandhaltung des Gebäudes und dessen Reparatur nach einem Schaden. In dem Fall einer zu hoch gezahlten Rücklage kann der Überschuss auch dazu genutzt werden, Schönheitsmaßnahmen am Gebäude zu verrichten. 

Über die Einzelheiten der Nutzung des Betrages kann die Eigentümergemeinschaft entscheiden. Erfüllt die Nutzung ihren Zweck, kann der Betrag ganz oder teilweise für Instandsetzungsmaßnahmen verwendet werden. So können sich die Eigentümer auch dazu entscheiden, Teile des Betrages für die Maßnahmen auszugeben und den Rest selbst zu tragen. Auf diese Weise bleibt immer eine gewisse Rücklage für Notfälle übrig. Hier kommt der Begriff der Sonderumlage ins Spiel: Reicht die Instandhaltungsrücklage zur Deckung notwendiger Maßnahmen nicht aus, können sich die Eigentümer zu diesem Zweck über eine Sonderumlage einigen.

Wie hoch fällt die Instandhaltungsrücklage aus?

Gesetzlich vorgegeben ist die Höhe der Instandhaltungsrücklage nicht, sodass sich die Eigentümergemeinschaft selbst auf den Betrag einigen kann. Der Verwalter stellt jedoch einen sinnvollen Wirtschaftsplan mit zu tätigenden Instandhaltungsmaßnahmen auf und berücksichtigt dabei Notfälle, sowie den Zustand des Gebäudes. Der Betrag muss sich dach dem Alter, Zustand und der Bauweise des Gebäudes richten, aber auch danach, welche Höhe für die Eigentümer angemessen ist. Sprich: Jeder Eigentümer muss sich die Rücklage leisten können. Allgemein wird versucht, die Höhe des Betrages sinnvoll abzuschätzen – dabei kann diese auch von Jahr zu Jahr variieren – beispielsweise, wenn im letzten Jahr zahlreiche Maßnahmen erfolgreich umgesetzt wurden. Auch können sich die Eigentümer gemeinsam dazu entschließen, im nächsten Jahr geringere Summen zu zahlen, sofern die Rücklage zu hoch angesetzt war.

Weiteres zur Notrücklage für Instandsetzungen

Die Instandhaltungsrücklage kann steuerlich abgesetzt werden, wenn sie tatsächlich für Instandsetzungsmaßnahmen ausgegeben wurde. Wissenswert ist aber auch, dass die Instandhaltungsrücklage nicht umlagefähig ist. Sie muss also nicht vom Mieter bezahlt werden, wenn das Eigentum vermietet wird, sondern ist vom Eigentümer selbst zu tragen. Lediglich Teile des Hausgeldes wie etwa Müllentsorgung oder die Pflege der landschaftlichen Anlagen können unter Umständen auf die Mieter umgelegt werden. Käufer von Eigentumswohnungen sollten also beim Kauf ganz genau beachten, welches Hausgeld und wie viel Instandhaltungsrücklage mit dem Erwerb des Objekts anfällt.